Estudios de Caso
El contexto
Un gran hospital y proveedor regional de servicios sanitarios con 6.000 empleados estaba pasando de unos sistemas obsoletos a un nuevo sistema de información empresarial (SAP) para gestionar las funciones de cadena de suministro, finanzas, datos maestros e informes. Los objetivos generales del programa eran optimizar y reducir los servicios administrativos y los costes operativos, mejorar el acceso a los servicios y reinvertir en la atención directa al paciente. Los objetivos específicos eran estandarizar e integrar los procesos, medir los indicadores clave de rendimiento empresarial y automatizar los controles.
La Solución
Prompta designed and implemented an end-to-end change management transformation strategy and implementation plans to ensure a smooth transition and maximum employee adoption.
El programa incluyó:
capacitación a través de la educación para garantizar la alineación del liderazgo y el patrocinio continuo del cambio
sesiones informativas para todos los empleados,
8 talleres de procesos facilitados en los que se documentaron los procesos actuales y futuros y se realizaron análisis de carencias y evaluaciones de impacto.
70 sesiones sobre "nuevas formas de trabajar" dirigidas por instructores y basadas en roles, tanto para empleados sindicalizados como no sindicalizados.
cursos interactivos personalizados de navegación sobre el sistema vía remota.
creación de una red de cambio ampliada de más de 100 empleados para ayudar al entrenamiento y al cambio emprendido.
un panel de control continuo del programa para realizar un seguimiento de las medidas de preparación de los empleados.
Resultados
El programa se puso en marcha con éxito con una plantilla bien preparada y dispuesta a adoptar los cambios, incluida la comprensión de las nuevas funciones, responsabilidades, traspasos y apoyo disponible durante la transición. El enfoque de la implantación se escalonó con lanzamientos mensuales, lo que permitió un apoyo práctico ágil, refuerzo y medición de la competencia. Todos los indicadores de rendimiento se alcanzaron durante un periodo de adopción de dos meses tras la puesta en marcha, antes de que se lanzara la siguiente fase del programa al año siguiente.
El contexto
Una empresa internacional de servicios financieros incluida en la lista Fortune 500 necesitaba abordar y gestionar los riesgos relacionados con la identidad y los controles de acceso, garantizar el cumplimiento, reducir costos, simplificar los procesos e implementar herramientas y tecnología asociadas para la gestión de identidades y accesos en toda la empresa.
Nuestra Solución
Prompta desarrolló e implementó una estrategia de gestión del cambio que permitió un fuerte patrocinio ejecutivo con coaching y apoyo activo de Prompta. Los miembros del equipo de Prompta generaron confianza proporcionando actualizaciones honestas y precisas, manteniendo conversaciones difíciles cuando era necesario y siguiendo un modelo de compromiso "sin sorpresas". Facilitamos la participación continua de las partes interesadas a través de la red de defensores del cambio del área de negocio y actuamos como enlace entre el equipo del programa y la empresa. Pusimos en marcha un programa eficaz de marca, marketing y comunicación, y también desarrollamos y aplicamos enfoques de ejecución personalizados específicos para cada área de negocio ("no hay una solución única para todos").
Resultados
Prompta’s implementation was extremely well-received by stakeholders, overall program business objectives were exceeded, and identity and access management risks were reduced. Our change management, stakeholder engagement and training approaches were recognized within the enterprise up to the Board as a “best practice” for successful organizational change management. Enterprise-wide attestation metrics went from 89% to 98% following the implementation.
Situación Empresarial
Un instituto regional de salud pública e investigación, con más de 4.000 empleados sindicalizados y no sindicalizados, necesitaba actualizar sus políticas, procedimientos y sistemas de información en materia de recursos humanos, nóminas y prestaciones. Se puso en marcha un proyecto que no funcionó bien desde el punto de vista de la preparación, la aceptación o la fiabilidad de la organización.
Parte de la información sobre los empleados, incluidos salarios, antigüedad, prestaciones y vacaciones, era incorrecta o faltante. Además, los responsables de personal no estaban preparados para seguir los nuevos métodos de trabajo, la funcionalidad de los sistemas o atender las preocupaciones de los empleados. Muchos empleados no sabían utilizar el sistema ni interpretar su información. La mayoría no confiaba en la exactitud de las nóminas.
Se recurrió a Prompta como expertos externos en gestión del cambio para reparar los daños y llevar a cabo con éxito la transición de la organización a los nuevos sistemas y formas de trabajar.
Nuestra Solución
Nuestros esfuerzos de gestión del cambio se centraron en restablecer la confianza, incluyendo conversaciones difíciles sinceras y un plan de acción dirigido a los empleados. Las cinco áreas clave de apoyo fueron el compromiso de las partes interesadas y los empleados, la comunicación eficaz, la documentación y la formación, y la gestión de proveedores.
Incorporamos y creamos un equipo de gestión del cambio, compuesto por dos recursos dedicados a la gestión del cambio, un desarrollador de documentación y formación, soporte de comunicaciones, expertos internos en la materia de RR.HH. y superusuarios.
Prompta proporcionó apoyo básico, orientación y herramientas para la recuperación del proyecto, lo que incluyó abordar y resolver problemas y hacer frente a la resistencia al cambio. Además, proporcionamos asistencia en la priorización y gestión de problemas, y actuamos de enlace con varios departamentos para que los tickets de implementación se abordaran, comunicaran y cerraran. Otras actividades fueron el mapeo de procesos, el desarrollo de estrategias de formación y gestión del cambio para las partes interesadas de toda la organización, los cambios en los procesos, la actualización de las formas de trabajar y la comprensión de las capacidades clave de los sistemas.
Resultados
El compromiso de recuperación fue un éxito. Los empleados recibieron formación y apoyo, se abordaron sus preocupaciones y comentarios y se resolvieron los problemas del sistema. Los empleados de todos los niveles participaron en la solución y los trabajadores empezaron a adoptarla y, en última instancia, a utilizarla. Se fijaron objetivos que se alcanzaron en seis meses en las áreas de precisión de datos, utilización, competencia, asistencia a cursos de formación, incidencias y tickets abiertos y compromiso general de los trabajadores.
Transformación de Oracle: 16% por debajo del presupuesto
Una región de Australia y Nueva Zelanda de una empresa global de bienes de consumo envasados contrató a Prompta para apoyar una transformación de automatización del equipo de ventas a Oracle que incluía un nuevo habilitador tecnológico para la Gestión de Promoción Comercial.
El contexto
Una región de Australia y Nueva Zelanda de una empresa global de bienes de consumo envasados contrató a Prompta para apoyar una transformación de automatización del equipo de ventas a Oracle que incluía un nuevo habilitador tecnológico para la Gestión de Promoción Comercial.
El Reto
Esta división organizativa tenía un historial de fracasos transformacionales. En los últimos años habían tenido dos lanzamientos de transformación anteriores que fueron tan mal gestionados que aparecieron en los medios de comunicación locales y nacionales y perturbaron la cultura y el lugar de trabajo. La dirección y los empleados creían que esta nueva transformación correría la misma suerte, ya que inicialmente se consideraron tácticas similares para la implantación.
La Solución
Los objetivos de Prompta eran dos: formar y capacitar al equipo directivo para que se convirtieran en patrocinadores eficaces del cambio y garantizar que todo el equipo de gestión estuviera preparado para desempeñar su papel de entrenadores del cambio a fin de asegurar la aceptación y la adopción generales. Además, involucramos a expertos en la materia, superusuarios y campeones del cambio de toda la empresa para apoyar la transformación.
Las Perspectivas
Aprovechando Prompta-AI, completamos un análisis exhaustivo del sentimiento de los empleados en toda la región para evaluar la preparación para el cambio y comprender los temas clave que estaban contribuyendo a la resistencia de la organización al cambio. Antes de nuestra evaluación, el equipo de liderazgo global asumió que el problema era la falta de una gestión eficaz de los proyectos e invirtió fuertemente en esa área.
Los resultados de Prompta-AI ofrecieron una imagen mucho más clara. El problema principal era la falta de comprensión por parte de los directivos y los equipos de gestión de sus funciones esenciales para hacer realidad la visión de la transformación y garantizar la adopción de nuevas formas de trabajar. El enfoque anterior de externalizar la transformación a un gran integrador sin invertir en la gestión del cambio y sin la participación de los equipos de dirección y gestión, había dado lugar en dos ocasiones a un fracaso de la transformación con enormes excesos presupuestarios y una adopción fallida por parte de los empleados. Los conocimientos y la experiencia en transformación de Prompta marcaron la diferencia en este tercer intento de cambio importante.
Resultados
El resultado fue un proyecto de transformación que desarrolló los beneficios empresariales, se entregó a tiempo y un 16% por debajo del presupuesto, con la funcionalidad co-creada que el negocio requería y apoyaba. Los altos directivos garantizaron un apoyo sostenido al programa, al tiempo que facultaron a sus equipos de gestión y liderazgo para entrenar a los empleados a lo largo de la transformación.
Prompta se enorgullece de haber apoyado esta exitosa transformación. Además de una transición sin problemas a un nuevo sistema, la organización se quedó con las habilidades de gestión del cambio y la confianza para apoyar futuras transformaciones.
Transformación de Salesforce
Aumento de la eficacia operativa
Prompta ayudó a una empresa de la lista Fortune 500 a transformar su sistema de gestión de promociones comerciales a Salesforce aprovechando la plataforma patentada de Prompta AI sentiment, la gestión del cambio, la formación y la planificación de acciones. El resultado fue una mayor eficiencia operativa, un mayor compromiso de los empleados con el nuevo sistema y un cambio cultural hacia prácticas más orientadas al consumidor.
El contexto
Una empresa de la lista Global Fortune 500 inició una importante transformación de la gestión de promoción comercial (TPM) en Latinoamérica, adoptando Salesforce TPM Cloud.
El Reto
Esta transición era algo más que un cambio de sistemas; requería un cambio integral en la mentalidad, los comportamientos, las funciones y las responsabilidades de los empleados. El reto principal consistía en garantizar el éxito de la puesta en marcha y el mantenimiento de la transformación, respetando al mismo tiempo la cultura y los matices operativos propios del negocio latinoamericano de la empresa.
La Solución
Prompta proporcionó servicios expertos de gestión del cambio adaptados a las necesidades específicas de la empresa. Entre otras cosas, se impartió formación específica y se planificaron acciones para adaptar eficazmente los recursos a las nuevas tecnologías digitales.
Un elemento fundamental fue el papel de Prompta AI en la realización de un diagnóstico exhaustivo para evaluar la cultura actual y aprovechar las herramientas globales de TPM, adaptadas al contexto latinoamericano. Este enfoque se centró en los cambios críticos de mentalidad y comportamiento necesarios para adoptar el nuevo sistema.
Resultados
Se agilizó el proceso de planificación y ejecución de promociones y se redujeron los errores manuales y la duplicación de pagos, lo que supuso un ahorro anual de más de $200,000 dólares.
Aumento de la visibilidad del gasto comercial, lo que permitió tomar decisiones basadas en datos sobre el éxito de las promociones y el rendimiento de la inversión de las mismas, lo que permitió asignar más fondos a promociones más rentables.
La mejora de la visibilidad incrementó la satisfacción y retención general de los clientes: los resultados de Prompta AI apuntaron a un aumento del 14% en el índice de satisfacción general de los clientes.
Fusión de comunicaciones
Reducción del Indice de Rotación
Prompta apoyó a dos empresas de servicios públicos durante una fusión comprendiendo la ansiedad de los empleados y creando estrategias de comunicación para abordarla. El resultado fue una transición positiva y fluida a la empresa fusionada con una tasa de rotación significativamente inferior a la esperada.
El Contexto: Fusión de dos empresas de servicios públicos.
El Reto:
En cualquier fusión, los empleados de ambas partes están asustados y ansiosos, temerosos del cambio y de la posible pérdida del empleo por despido. No se confiaba en la transparencia de las comunicaciones de la dirección. Los empleados creían que expresar sus preocupaciones podía convertirlos en objetivo de despido.
La Solución:
Prompta fue contratada para conocer el sentimiento de los empleados durante la fusión y ayudar al equipo directivo en las estrategias de comunicación para abordar las preocupaciones. La métrica del éxito del programa sería la consecución de los objetivos de retención de empleados de la empresa fusionada.
Para ganarse la confianza de todos los empleados desde el principio, Prompta comenzó con comunicaciones que nos establecían como una empresa de terceros con sólidas normas de gobernanza de la seguridad de la información para proteger la información personal. Se garantizó a los miembros del equipo que la herramienta de inteligencia artificial de Prompta no contendría información identificable.
El equipo directivo atribuyó la ansiedad y el estrés de los empleados a la seguridad laboral. Sin embargo, Prompta AI determinó que la falta de comunicación efectiva de ambas empresas era el principal factor de estrés de los empleados. Profundizando un poco más, Prompta AI fue capaz de descubrir que los empleados de ambas empresas estaban preocupados por la pérdida de su cultura de empresa. Los eventos sociales y un ambiente agradable eran aspectos importantes que muchos empleados apreciaban y no querían perder.
Los resultados de la encuesta se utilizaron para crear programas y tomar decisiones sobre la cultura empresarial del futuro.
Resultados
El proceso abierto y transparente dio lugar a una tasa de rotación inferior a la prevista antes de la fusión.
DEI en una institución de enseñanza superior aumento su participación
Prompta ayudó a una institución de educación superior con un cambio cultural DEIB (Diversidad, Equidad, Inclusión y Pertenencia) mediante el aumento de las tasas de compromiso de la encuesta, la realización de formación ejecutiva, y el desarrollo de planes de programa. El resultado fue el mayor índice de compromiso de los empleados jamás alcanzado en la organización.
El Contexto
Para esta institución, la financiación depende de una sólida cultura de diversidad, equidad, inclusión y pertenencia. El cliente necesitaba asegurarse de que satisfacía las necesidades de las distintas partes interesadas así como de sus comunidades.
Prompta fue contratada para llevar a cabo una evaluación DEIB (diversidad, equidad, inclusión y pertenencia) y un programa de transición. Esta sería la base para un cambio cultural sostenible.
El Reto
Los empleados no hacían aportaciones ni comentarios sobre el DEIB porque temían que la información recogida no se mantuviera confidencial. Los temas tratados en el programa eran extremadamente delicados y requerían una gestión delicada.
La Solución
Prompta diseñó una auditoría del estado actual, así como una formación que permitió al equipo abordar positivamente los temas delicados.
Las auditorías se realizaron a través de Prompta AI. Para aumentar la participación, Prompta elaboró comunicaciones que destacaban la privacidad y confidencialidad de las respuestas. Aunque los índices de cumplimentación fueron inicialmente bajos, las comunicaciones aumentaron los índices de respuesta con el tiempo.
Las auditorías se complementaron con formación y educación para el Consejo de Administración y los equipos directivos. Estas sesiones de formación trataron los prejuicios, el poder y los privilegios, y la exclusión involuntaria.
Resultados
Los empleados se sintieron más seguros con el anonimato y la confidencialidad de la encuesta, y empezaron a compartir su experiencia vivida sin miedo ni aprensión. La tasa de participación en la encuesta fue la más alta que el cliente había logrado nunca.
La cultura en Hotspex
Top 50 de empresas inspiradoras
Prompta ayudó a Hotspex a transformar la cultura de la empresa mediante servicios estratégicos de formación y coaching. Gracias a su dedicación durante tres años, Hotspex consiguió el puesto 20 en la lista Top 50 Inspiring Workplaces en 2022.
El Contexto
Para lograr su objetivo de convertirse en los constructores de marcas más innovadores e impactantes del mundo, Hotspex decidió centrarse en crear una cultura de trabajo más diversa, inclusiva y equitativa.
El Reto
El cambio cultural no se produce de la noche a la mañana. El equipo de Hotspex tuvo que comprometerse con una visión, perseverar en ella aunque las cosas fueran difíciles y asegurarse de que otras iniciativas no se impusieran a la prioridad del proyecto.
La Solución
Prompta ha estado apoyando a Hotspex a través de su viaje de cambio cultural desde 2019 proporcionando servicios de consultoría, capacitación, facilitación de talleres y coaching. En el camino, aprovechamos nuestras plataformas patentadas de Prompta AI para completar una evaluación exhaustiva de la cultura actual en Hotspex, identificamos metas y objetivos a alcanzar, y desarrollamos programas a medida para apoyar el viaje de cambio. Estos son algunos de los servicios prestados:
Formación General: Los temas tratados estaban relacionados con el tratamiento de la resistencia, la opresión, la diversidad, la inclusión, la equidad, la accesibilidad, el poder, el privilegio y la prestación de apoyo a la educación y formación en salud mental. La formación aprovechó los 13 factores de la salud y la seguridad psicológicas. Todas las sesiones de formación y educación fueron atractivas, colaborativas e interactivas.
Formación sobre Diversidad: Prompta desarrolló e impartió sesiones de aprendizaje que incluyeron racismo contra los negros, diversidad, equidad e inclusión, Día Nacional de la Verdad y la Reconciliación, herencia judía, herencia latinoamericana, accesibilidad, Ramadán, discriminación asiática, concienciación sobre salud mental y sesiones de refuerzo.
Coaching: Los coaches de Prompta llevaron a cabo evaluaciones de liderazgo, revisiones 360, programas de coaching de equipos y ejecutivos. En estas sesiones se gestionaron conversaciones difíciles y se ofreció asesoramiento basado en la confianza. Además, hubo apoyo de coaching para la contratación, la retención y las políticas.
LOS DATOS
La integración de la formación y el coaching en la fibra de la organización Hotspex permitió a los miembros del equipo adquirir nuevas perspectivas con el tiempo que condujeron a un cambio de comportamiento y a una mejora de la cultura organizacional.
Resultados
Con el apoyo proporcionado por Prompta durante su viaje de cambio de cultura, Hotspex fue clasificado # 20 en el primer Top 50 Inspiring Workplaces Award para América del Norte en junio de 2022.
La Cultura en Primer Plano
Prioridades Definidas
Prompta ayudó a una agencia de marketing a centrar sus esfuerzos de DEI realizando una encuesta Prompta-AI sobre el sentimiento de los empleados que dio como resultado una lista exhaustiva de 39 temas. El cliente priorizó cuatro temas en los que centrarse para el año siguiente.
El Contexto
Una galardonada agencia de marketing norteamericana con oficinas en Canadá y EE.UU. quería desarrollar un marco integral de Diversidad, Equidad e Inclusión (DEI) para orientar el modo en que la organización y sus empleados desarrollan su actividades de negocio.
El Reto
Históricamente, la DEI era una iniciativa del departamento de RRHH. El equipo directivo se dio cuenta de que era necesario un enfoque más global que implicara a todos los empleados a través de la participación en equipos de trabajo de la iniciativa y la retroalimentación continua.
La Solución
Prompta creó una encuesta personalizada de compromiso de los empleados de Prompta AI que se alineó con los Puntos de Referencia Globales de Diversidad, Equidad e Inclusión (GDEIB) para evaluar la madurez del programa e identificar las áreas prioritarias de desarrollo.
La encuesta fue realizada por Prompta AI, que emplea el procesamiento del lenguaje natural (NLP) para identificar temas de sentimiento por área y cohorte. La encuesta se diseñó para acotar las palabras y frases clave con el fin de saber qué sienten y piensan los empleados.
Se identificaron 39 temas que incluían cuestiones como la visión de la DEI, el patrocinio del liderazgo, la comunicación y las prácticas de RRHH. Prompta llevó a cabo una revisión del liderazgo para crear conciencia y comprensión de las conclusiones. El equipo directivo identificó cuatro áreas de atención prioritaria para el próximo año.
Resultados
Se crearon cuatro equipos de trabajo patrocinados por líderes con empleados voluntarios. Estos equipos elaboraron planes de acción para iniciativas de DEI en sus áreas prioritarias.
Español de México 
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